Contoh Surat Undangan Rapat, Lengkap dengan Formatnya

Penulis:  resti  |  9 bulan lalu

Surat resmi termasuk dokumen yang tidak pernah lepas dari kepentingan di perkantoran. Surat menyurat juga menjadi hal penting untuk memberikan informasi tententu atau membuat perjanjian.

Salah satu jenis surat resmi yang biasa dipakai di kantor adalah surat undangan rapat. Dokumen yang satu ini punya beberapa tata cara penulisan sendiri yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan kantor.

Orang yang sudah bekerja, khususnya yang terkait administrasi karyawan memang perlu untuk bisa membuat contoh surat undangan rapat.

Karena surat ini termasuk dokumen ajakan secara formal kepada kelompok atau orang atau kelompok untuk bisa hadir dalam suatu rapat.

Yang diundang rapat bisa saja karyawan atau perwakilan instansi dengan tujuan membahas perihal yang penting untuk urusan banyak orang.

Mengingat surat ini bersifat formal atau resmi, maka beberapa poin yang ditulis di dalamnya juga ada sistematikanya sendiri.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa dan Hal yang Wajib Dicantumkan

Untuk membuat surat undangan rapat, cantumkan poin-poin penting berikut

Dalam penulisan surat undangan rapat, terdapat bagian yang perlu dicantumkan di dalamnya. Seperti inilah rinciannya:

1. Kop surat

Kop surat adalah identitas instansi atau perusahaan. Pada kop surat disertakan identitas instansi seperti nama, logo, alamat, email, dan nomor telepon.

2. Tanggal surat

Tanggal surat adalah waktu ketika surat dibuat atau ditandatangani.

3. Nomor surat

Bagian momor surat tercantum di pojok kiri atas surat, dan dibutuhkan perusahaan yang memerlukan arsip.

4. Perihal

Perihal juga ditulis untuk bisa memudahkan pihak penerima agar mengetahui isi surat sebelum membaca semuanya.

5. Tujuan surat

Bagian yang satu ini wajib tercantum singkat dan jelas. Alamat lengkap ditulisan pada sampulnya. Tuliskan nama, gelar, dan jabatan yang sesuai.

6. Salam pembuka

Ingat juga untuk beri salam pembuka yang sesuai.

7. Isi surat 

Isi surat menjadi bagian intinya yang memuat ajakan hadir atau ikut di suatu kegiatan rapat. Pastikan untuk menyebutkan waktu pelaksanaan, tempat, dan pokok bahasan rapat nantinya.

8. Salam penutup

Ucapan terima kasih di bagian penutup adalah sebuah etika dalam menulisa surat undangan resmi. Jadi, jangan sampai terlewat, ya!

9. Lampiran

Lampiran berfungsi untuk memperjelas dan melengkapi isi surat. Contohnya yaitu timeline kegiatan atau rundown acara. Lampiran tidak wajib ada.

10. Pengirim, tanda tangan, dan stempel

Setelah penutup, tuliskan nama dan jabatan pengirim supaya penerima memahami lebih jelas. Bubuhkan tanda tangan dan stempel  untuk jadi bukti bahwa undangannya resmi dan bisa dipertanggungjawabkan.

Perhatikan aspek tata bahasa yang baku atau formal

Selain aspek teknis, perhatikan juga susunan kata dan tata bahasa. Bahasa yang dipilih dalam undangan rapat adalah bahasa baku atau formal dan sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.

Untuk penulisan nama dan jabatan pun perlu lebih teliti dan tidak salah menyebut. Pastikan bahwa setiap kata di surat tidak terjadi salah ketik. Agar lebih jelas, berikut ini ada contoh undangan rapat yang bisa jadi acuan.

Jika disampaikan secara online melalui email, ketentuan formatnya tetap sama. Hanya saja, untuk tanda tangan bisa dibubuhkan dengan tanda tangan online yang kini sangat mudah dibuat di internet.

Baca juga: Contoh Proposal Usaha yang Lengkap Mudah Dibuat

Berikut adalah contoh surat undangan rapat

Contoh 1. Surat Undangan Rapat Kementerian

Contoh 2. Surat Undangan Rapat Perusahaan

Contoh 3. Surat Undangan Rapat OSIS

 

Itulah contoh-contoh surat undangan rapat yang bisa dibuat. Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri, termasuk terkait bagaimana rapatnya.

Saat mengadakan rapat atau menghadiri rapat, pimpinannya mungkin saja tidak dapat memonitor langsung para karyawan di perusahaan. Tapi, yang jelas tujuannya harus tetap tercapai.

Mengingat undangan rapat organisasi apapun termasuk hal yang resmi, jadi pembuatannya harus memenuhi aturan atau format yang sudah ditentukan. Semoga contoh di atas bisa bermanfaat.